Náplň činnosti

Na úseku sekretariátu

• vede sekretariát starosty, místostarosty a tajemníka obecního úřadu,
• koordinuje obsazení zasedací místnosti a zajišťuje občerstvení na jednání,
• podílí se na zajištění společenských a pietní akcí a organizuje přijetí oficiálních návštěv a delegací vedením obce,
• organizačně zajišťuje zasedání zastupitelstva obce a rady obce a vede jejich agendu – zajišťuje kompletaci a distribuci podkladů, vyhotovuje zápisy, archivuje materiály,
• zakládá zápisy ze schůzí výborů zastupitelstva obce a komisí rady obce,
• zodpovídá za seznámení veřejnosti s termíny jednání zastupitelstva obce a zveřejnění zápisů ze zastupitelstva obce, usnesení rady obce a výstupů výborů zastupitelstva obce a komisí rady obce,
• vyhotovuje a rozesílá zápisy z porad vedoucích zaměstnanců úřadu.

Na úseku podatelny

• administruje komplexní příjem, evidenci, třídění a rozdělování došlých zásilek, vypravování zásilek určených k odeslání a rozdělování novin a časopisů pro úřad,
• zabezpečuje provoz datové schránky obce dle zvláštního zákona,
• zajišťuje obsluhu úřední desky obecního úřadu,
• vede agendu odevzdaných, ztracených, skrytých a opuštěných věcí v souladu s občanským zákoníkem,
• provádí autorizovanou konverzi dokumentů.

Na úseku informačního systému

• zajišťuje funkčnost a bezpečnost provozování počítačového informačního systému obce, přebírání ověřování a uvádění do provozu nových částí informačního systému, nastavování parametrů a zabezpečuje proškolování zaměstnanců k užívání informačního systému,
• zodpovídá za zálohování informačního systému a archivaci dat serverů,
• aktualizuje a instaluje užívaný software a data v souladu se smlouvami o technické podpoře a řešitelském servisu,
• zajišťuje provoz veškeré výpočetní a kopírovací techniky, proškolování zaměstnanců v obsluze, provádí monitorování a diagnostiku operačních systémů počítačů, sjednává a zabezpečuje opravy používané výpočetní a kopírovací techniky,
• zajišťuje správu a aktualizaci elektronických certifikátů (elektronických podpisů) jednotlivých uživatelů,
• zabezpečuje bezvadný chod počítačové sítě, udržuje a zabezpečuje funkčnost připojení na internet,
• zabezpečuje registrace agend v Registru práv a působností a přiřazování rolí k přístupu do základních registrů zaměstnancům,
• vede evidenci služebních mobilních telefonních čísel spadajících pod rámcovou dohodu obce a agendu související s jejich užíváním včetně veškeré administrativy spojené s převodem čísla nebo aktivací a předává rozhodné informace pro vyúčtování hovorného, které je hrazeno srážkou z platu Finančnímu odboru.

Na úseku správních činností

• zajišťuje agendu shromažďování občanů,
• zajišťuje komplexní matriční agendu, včetně editace údajů příslušné části základních registrů,
• provádí vidimaci a legalizaci,
• vydává informace ze systému CzechPOINT pro veřejnost, provádí kvalifikovanou konverzi a úkony s datovými schránkami zřizovanými na žádost,
• provádí změnu jména, a příjmení ve stanoveném správním obvodu,
• zajišťuje komplexní agendu evidence obyvatel obce, včetně editace údajů příslušné části základních registrů,
• zajišťuje svatební obřady,
• zajišťuje veškeré úkony spojené s volbami, sčítáním obyvatel a možnými referendy,
• vede centrální evidenci petic a stížností, koordinuje jejich vyřizování příslušnými odbory a orgány,
• zajišťuje správu informačního systému evidence obyvatel,
• zpracovává informace o občanech pro orgány oprávněné tyto informace vyžadovat.

Na úseku kultury, sportu a propagace

• zabezpečuje pořádání nebo spolupořádání kulturních akcí v režii obce nebo pod záštitou obce (koncerty, výstavy, přednášky, divadelní představení, zábavné programy, plesy),
• organizuje výchovné programy a soutěže pro děti, spolupracuje s místními školami a spolky,
• seznamuje veřejnost s konáním kulturních akcí, jejichž je obec pořadatelem nebo spolupořadatelem,
• ve spolupráci s Odborem správy majetku a výstavby zabezpečuje správu a údržbu (drobné opravy, nikoli investice) kulturního domu a jeho okolí,
• zabezpečuje zveřejňování záměrů nájmu nebytových prostor a uzavírání a ukončování nájemních smluv,
• zabezpečuje chod obecní knihovny,
• zajišťuje komplexní mediální propagaci obce,
• zajišťuje grafickou a obsahovou podobu webových stránek obecního úřadu,
• zajišťuje slavnostní obřady obce (vítání občánků, přijetí a ocenění významných osobností a občanů, vyřazení žáků 9. tříd) a zabezpečuje gratulace jubilantům,
• zajišťuje administraci poskytování dotací sportovním organizacím a organizacím zabývajícím se volnočasovými aktivitami dětí a mládeže a dotací neziskovým organizacím působícím v sociální oblasti,
• spolupracuje s místními spolky a zájmovými organizacemi,
• spolupracuje na vedení kroniky obce, uložení a archivaci těchto kronik.

Na úseku sociální práce

• Plní některé úkoly vyplývající ze zákona o pomoci v hmotné nouzi ve znění pozdějších předpisů:
  • chrání práva a zájmy osob v hmotné nouzi, přitom respektuje jejich důstojnost, soukromí a důvěrnost sdělení a zachovává mlčenlivost,
  • informuje každou osobu o možných postupech při řešení hmotné nouze a zapojuje ji do řešení její situace a vede ji k vlastní odpovědnosti,
  • respektuje jedinečnost každé osoby bez ohledu na její původ, etnickou příslušnost, rasu či barvu pleti, mateřský jazyk, ekonomickou situaci, věk zdravotní stav, sexuální orientaci, náboženské a politické přesvědčení, a to bez ohledu na skutečnost, jak se tato osoba podílí na životě ve společnosti,
  • vyhledává aktivně osoby, které jsou ohroženy hmotnou nouzí, nebo se již ve stavu hmotné nouze nacházejí,
  • spolupracuje s obcí, v jejíž působnosti se bydliště osoby v hmotné nouzi nachází,
  • shromažďuje a analyzuje údaje o osobách v hmotné nouzi, potřebné pro posouzení jejich situace,
  • na základě dohody o postupu s osobami v hmotné nouzi pomáhá řešit jejich situaci hmotné nouze,
  • používá při řešení situace hmotné nouze osoby metody a postupy, které jsou vhodné pro tyto osoby,
  • vede nezbytnou dokumentaci o metodách a postupech řešení situace hmotné nouze osob včetně zhodnocení spolupráce s osobami v hmotné nouzi,
  • spolupracuje s dalšími zaměstnanci orgánu pomoci v hmotné nouzi a umožňuje kontrolu použitých metod a postupů,
  • spolupracuje při řešení situace hmotné nouze osob s provozovateli sociálních služeb s poradenskými zařízeními a organizacemi, které osobám v hmotné nouzi pomáhají,
  • spolupracuje s příslušnou krajskou pobočkou Úřadu práce,
• formou odborné sociální práce zabezpečuje pomoc osobám, které se ocitly nepříznivé sociální situaci,
• poskytuje základní a odborné poradenství při řešení nepříznivých sociálních situací nebo jejich předcházení a při řešení nepříznivé sociální situace spolupracuje s dalším organizacemi nebo institucemi, jedná se např. o krajskou pobočku Úřadu práce, orgány sociálně-právní ochrany dětí, poskytovatele sociálních služeb, zdravotnická zařízení, školy a školská zařízení atd.,
• aktivně pracuje na prevenci kriminality dětí a mládeže a u ohrožené skupiny pomáhá v jejich začleňování do společnosti a zapojování do volnočasových aktivit, včetně hledání finančních možností pomoci zákonným zástupcům,
• zajišťuje potraviny pro potřebné občany z Potravinové banky,
• v souvislosti s výkonem činností sociální práce vede Standardizovaný záznam sociálního pracovníka, který je součástí jednotné aplikace Ministerstva práce a sociálních věcí,
• účastní se procesu komunitního plánování,
• podle zákona o sociálně-právní ochraně dětí, ve znění pozdějších předpisů vykonává státní správu v základním rozsahu přenesené působnosti pověřeného obecního úřadu,
• ve správním řízení rozhoduje o ustanovení zvláštního příjemce dávek důchodového pojištění a dohlíží, jak jím ustanovený zvláštní příjemce plní stanovené povinnosti,
• poskytuje podporu při uplatňování nároku na dávky poskytované především v závislosti na příjmu žadatele a vypracovává opravné prostředky osobám, které se domnívají, že jejich žádostem nebylo správně vyhověno,
• vydává za obec souhlasy podle § 33 odst. 6 zákona č. 111/2006 Sb., o pomoci v hmotné nouzi, ve znění pozdějších předpisů,
• vykonává soudem ustanovenou funkci opatrovníka podle zvláštních právních předpisů,
• vede opatrovnický bankovní účet a spravuje finanční prostředky opatrovanců,
• vede komplexní agendu žádostí o přidělení bytů zvláštního určení a poskytuje sociální poradenství zájemcům a uživatelům pečovatelské služby,
• zajišťuje v rámci pomoci osobám se zdravotním postižením distribuci EUROKLÍČŮ,
• zabezpečuje pohřbení slušným způsobem dle místních zvyklostí u zemřelých, u kterých není žádný objednavatel pohřbu,
• prování pravidelné kontroly v rodinách se zaměřením na celkové sociální a majetkové poměry.

Na úseku provozním

• vede evidenci Věstníku právních předpisů Olomouckého kraje, nařízení města Olomouce závazných pro obec Hlubočky, obecně závazných vyhlášek obce Hlubočky, nařízení obce Hlubočky, vnitřních předpisů obecního úřadu a odborné literatury,
• vede evidenci výsledků přestupkového řízení, které pro obec vykonává Magistrát města Olomouc,
• zabezpečuje řádné vedení spisové služby úřadu, připravuje a realizuje skartační řízení a péči o archiválie obecního úřadu,
• navrhuje roční rozpočet ve svěřených položkách, provádí průběžnou kontrolu čerpání rozpočtu a navrhuje opatření pro nepřekročení rozpočtových částek,
• poskytuje informace podle zvláštního předpisu vztahující se k činnosti odboru,
• koordinuje agendu poskytování informací podle zvláštního předpisu celého úřadu a zpracovává výroční zprávu dle zvláštního zákona,
• zpracovává návrhy obecně závazných vyhlášek na úseku úpravy místních záležitostí veřejného pořádku,
• vede evidenci razítek s označením obce a úřadu, evidenci klíčů, přiděluje klíče a zapůjčuje náhradní klíče,
• zajišťuje informování občanů obce prostřednictvím úřední desky, vývěsních skříněk, webových stránek obce a jiných mobilních platforem,
• po administrativní stránce zabezpečuje agendu obce jako zřizovatele příspěvkových organizací a organizačních složek,
• sleduje možnosti získání finančních prostředků – operační programy, programy ministerstev apod.,
• koordinuje činnosti při podávání žádostí pro získání dotace včetně zajištění podkladů pro podání žádosti,
• komunikuje s poskytovateli dotací, zpracovává žádosti o platbu, zajišťuje zpracování monitorovacích a závěrečných zpráv pro poskytovatele dotací včetně zajištění dokladů k těmto zprávám,
• zabezpečuje nákup a přidělování služebních mobilních telefonů,
• zajišťuje užívání státních a obecních symbolů městem a úřadem v souladu s platnými právními předpisy,
• koordinuje nebo zajišťuje pořízení drobného hmotného majetku a nákup spotřebního materiálu pro potřeby zaměstnanců.

Na úseku metodického řízení mohou zaměstnanci ukládat povinnosti a konkrétní úkoly ve vymezeném okruhu činnosti zaměstnancům, kteří k této osobě nejsou ve vztahu přímé řídící působnosti (podřízenosti), a to formou ústních a písemných pokynů. Metodické řízení zahrnuje i nárok zaměstnanců na poskytnutí odborné pomoci, dostatek informací nutných ke splnění uloženého úkolu a na podporu a spolupráci ze strany osob oprávněných metodicky řídit zaměstnance.

Na úseku spolupráce s komisemi rady obce a výbory zastupitelstva obce a jinými komisemi

• zabezpečuje funkci tajemníka Kontrolního výboru Zastupitelstva obce Hlubočky, je-li zřízena. Jestliže funkce tajemníka výboru není zřízena, nebo není personálně obsazena, zajišťuje kontrolnímu výboru potřebné materiály k projednání,
• poskytuje Finančnímu výboru Zastupitelstva obce Hlubočky a dalším zřízeným výborům a komisím informace potřebné pro výkon jeho činnosti.

Na úseku ostatních pracovních povinností

• jedná s občany, přijímá stížnosti, podněty a projednává je s vedením obce,
• připravuje materiály pro schůze rady obce a zasedání zastupitelstva obce a realizuje jejich usnesení,
• zabezpečuje řádnou spisovou službu a archivaci dokumentů.